Lewati ke konten utama

Pengguna, Peran, Tim, dan Inbox

Atur akses workspace dan pembagian antrean. Tujuannya bukan sekadar membuat daftar pengguna, melainkan menjaga setiap orang hanya melihat dan mengubah data yang menjadi hak kerjanya.

Tujuan​

Agent mendapat akses minimum ke inbox/team yang diperlukan; perubahan peran yang berisiko tetap hanya bisa dilakukan owner.

Untuk siapa​

Workspace owner dan workspace admin.

Prasyarat​

  • Sudah masuk ke workspace yang benar.
  • Ketahui inbox, tim, dan pengguna yang akan diubah.
  • Perubahan peran pengguna hanya bisa dilakukan owner. Admin boleh mengelola operasi yang diizinkan, tetapi tidak boleh mengubah peran melewati batas owner-only.

Kelola pengguna​

  1. Buka halaman pengaturan akun pada aplikasi web; mobile PWA tidak menggantikan administrasi workspace.
  2. Undang user sesuai kebutuhan kerja, lalu beri peran: owner (kontrol penuh akun termasuk billing), admin (kelola user, team, inbox, dan settings), agent (menangani percakapan di inbox/team yang ditugaskan), atau viewer (akses baca percakapan dan laporan).
  3. Beri akses inbox/team minimum. Jangan memberi akses ke seluruh akun demi kemudahan.
  4. Untuk mengubah peran, owner membuka profil user, memilih peran baru, lalu menyimpan.
  5. Uji dari sesi user terkait: inbox yang tidak ditugaskan tidak terlihat dan tidak bisa diubah.

Kelola team dan inbox​

  1. Buat atau pilih team untuk mengelompokkan agent dan antrean.
  2. Tetapkan inbox yang benar-benar ditangani team tersebut.
  3. Tetapkan kapasitas agent sesuai beban nyata; kapasitas bukan alat untuk menghindari pembatasan izin.
  4. Supervisor memantau antrean dan penugasan; pastikan penugasan serta collision/kehadiran benar-benar berjalan, bukan hanya tombol yang tampak.

Untuk inbox WhatsApp baru, buka Sesi Provider WAHA. Dialog Add session dapat membuat inbox dan langsung mengikatnya ke sesi WAHA; jangan membuat inbox WhatsApp yang tidak akan diikat ke sesi provider.

Pola inbox untuk banyak nomor WhatsApp​

Gunakan satu inbox per fungsi dan per nomor, misalnya Helpdesk, Sales, dan Marketing. Masing-masing inbox diikat ke satu WAHA session. Berikan membership inbox hanya kepada user/team yang menangani fungsi tersebut.

Semua inbox tetap berada di workspace yang sama, sehingga owner dapat mengelolanya dari satu tempat. Isolation internal dilakukan melalui inbox_members; isolation antar-workspace dilakukan melalui account_id dan PostgreSQL RLS.

Tanda berhasil​

Daftar user, team, dan inbox menampilkan penugasan yang benar. User hanya melihat aksi dan inbox sesuai izin; perubahan peran tersimpan dan berefek pada sesi berikutnya.

Jika terjadi masalah​

  • Perubahan peran ditolak: minta owner yang melakukannya; jangan berbagi kredensial owner.
  • Inbox/penugasan tidak muncul: periksa akun aktif, team, dan penugasan inbox, lalu muat ulang.
  • Error 403: minta akses ke owner/admin; jangan mencari jalan pintas lewat token yang lebih luas.
  • Agent melebihi kapasitas: supervisor menyesuaikan penugasan atau kapasitas sesuai kebijakan.

Batasan​

Sebagian pembatasan peran masih dalam stabilisasi; UI yang menyembunyikan tombol bukan bukti keamanan server. Pengiriman percakapan tetap bergantung pada status sesi provider dan kemampuan inbox.

Tugas terkait​